Opatření děkana PřF JU D 129

ke Spisovému řádu

ze dne 12. února 2025

Děkan Přírodovědecké fakulty Jihočeské univerzity v Českých Budějovicích (dále jen „fakulta“ nebo „PřF JU“) vydává toto opatření k organizaci spisové služby na Přírodovědecké fakultě JU.

Článek I.

Předmět opatření

Výkon spisové služby na PřF JU se řídí Opatřením rektora, kterým se vydává Spisový řád Jihočeské univerzity v Českých Budějovicích, číslo R 565, ze dne 19. 11. 2024.

Článek II.

Činnost a organizace podatelny PřF JU

   1. Provozní doba podatelny PřF JU
Provozní doba podatelny PřF JU je stanovena v pracovních dnech od 7.00 do 14.30 hodin. Příjem, evidence a oběh dokumentů v digitální i analogové podobě se řídí výhradně Spisovým řádem Jihočeské univerzity v Českých Budějovicích.

Ve vazbě na oběh analogových dokumentů (kopií) platí orientační časové intervaly:

• • 7.00–10.00 hodin: Příjem analogových zásilek na podatelnu, příprava a expedice rozvozu vnitřní pošty fakulty;
  • 12.00–14.30 hodin: Výdej analogových zásilek (kopií) z podatelny na spisové uzly fakulty.

   2. Převzetí analogových zásilek (kopií) z podatelny PřF JU
Analogové zásilky (kopie) z podatelny PřF JU přebírají osobně odpovědní zaměstnanci spisových uzlů v sídle fakulty Budova C, Branišovská 1760 .
Spisové uzly z jiných objektů fakulty využívají rozvoz vnitřní pošty fakulty, jehož organizace je uvedena v odstavci (5) tohoto článku.

   3. Předávání analogových zásilek na podatelnu PřF JU
Analogové zásilky určené k odeslání předává odesílatel na podatelnu v provozní době uvedené v odstavci (1).

   4. Nadměrné analogové zásilky
Požadavek na odeslání hromadného počtu analogových zásilek (nad 50 kusů) nebo analogové zásilky většího objemu projednává pracovník spisového uzlu alespoň jeden pracovní den předem s pracovníkem podatelny. Ten následně zabezpečí součinnost provozně technického oddělení fakulty pro realizaci převozu na Českou poštu, s. p.

   5. Interní rozvoz a svoz analogových zásilek (kopií) na PřF JU
Interní rozvoz a svoz analogových zásilek (kopií) mezi jednotlivými objekty PřF JU je zpravidla zajišťován v pracovních dnech dvakrát týdně (např. úterý a čtvrtek), v době od 10.00 do 12.00 hodin.
Případné změny či mimořádné termíny rozvozu schvaluje tajemník fakulty (v zástupu vedoucí provozně technického oddělení). Podrobný seznam spisových uzlů v budovách PřF JU, včetně personálního zajištění, je uveden v příloze tohoto opatření.

Interní rozvoz a svoz analogových zásilek (kopií) mezi PřF JU a Rektorátem JU je zajišťován každý pracovní den, v době od 10.30 do 11.30 hodin.

Interní rozvoz a svoz analogových zásilek (kopií) mezi PřF JU a Biologickým centrem AV ČR je zpravidla zajišťován v pracovních dnech dvakrát týdně (např. úterý a čtvrtek), v době od 10.00 do 12.00 hodin.

Článek III.

Činnost a organizace spisovny PřF JU

1. Výkon spisovny PřF JU
   Výkon spisovny PřF JU se řídí Spisovým řádem Jihočeské univerzity v Českých Budějovicích (č. R 565, ze dne 19. 11. 2024).
   
   

2. Přístup do spisovny má pouze zaměstnanec pověřený jejím vedením a jeho zástup. Ostatní zaměstnanci mohou vstupovat pouze v jejich přítomnosti.
3. Ukládání analogového dokumentu do hlavní spisovny PřF JU
   Dokumenty a spisy jsou ukládány do spisovny na základě Předávacího protokolu. Předávací protokol vyhotoví předávající ve dvou výtiscích a současně jej přepošle elektronicky pracovníkovi pověřenému k provádění skartačního řízení na PřF JU. Pracovník spisovny přezkoumá, zda ukládaný dokument nebo spis je úplný a je v souladu s obsahem předávacího protokolu.
4. Zapůjčení analogového dokumentu z hlavní spisovny PřF JU
   Zapůjčení analogových dokumentů ze spisovny je evidováno v knize Evidence výpůjček dokumentů. Zaměstnanec pověřený vedením spisovny odpovídá za její správné vedení.
   Originály dokumentů se zapůjčují na dobu nejvýše 30 dní, vyjma zápůjček pro interní a externí kontrolní orgány, které podléhají schvalovacímu řízení tajemníka fakulty. Archiválie se zapůjčují jen ve výjimečných případech, standardně se poskytují kopie. Předávání dokumentů vypůjčených ze spisovny dalším osobám není dovoleno bez řádného převodu výpůjčky.

Článek IV.

Závěrečná ustanovení

1. Vedoucí pracovníci PřF JU jsou povinni seznámit se zněním tohoto opatření všechny své podřízené zaměstnance.
2. Toto opatření nabývá platnosti dnem podpisu a účinnosti dnem 1. ledna 2025.
3. Aktualizace přílohy opatření, zejména ve vazbě na změny personálního zajištění, nepodléhá povinnosti vydání dodatku k tomuto opatření.
4. Toto opatření ruší předchozí opatření děkana PřF JU D52 ve znění vč. pozdějších dodatků.

V Českých Budějovicích dne 12. 2. 2025

Tento dokument nahrazuje znění Opatření D 52 ze dne 9.ledna 2012.

prof. RNDr. František Vácha, Ph.D.
Děkan Přírodovědecké fakulty JU

Přílohy:

• Seznam spisových uzlů PřF JU a personální zajištění, včetně zástupů pro spisovou službu GINIS
• Předávací protokol + Štítek
• Evidence výpůjček